Privacyverklaring · Het Genootschap der Aces

Laatst bijgewerkt: 12 mei 2026.

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via holeinoneclub.nl, het officiële register van Stichting Het Genootschap der Aces. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Naam: Stichting Het Genootschap der Aces
KvK-nummer: [nog in te vullen]
Vestigingsadres: [nog in te vullen]
E-mail: hello@holeinoneclub.nl

2. Welke gegevens wij verwerken

Bij gebruik van onze website kunnen wij de volgende gegevens van u verwerken:

Identificatiegegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
Contactgegevens: e-mailadres;
Lidmaatschapsgegevens: handicap-index, golfclub, datum van aanmelding;
Prestatiegegevens: datum van uw hole-in-one, baan en hole, afstand, gebruikte club, eventuele wedstrijdnaam en verhaal;
Bewijsmateriaal: door u geüploade scorekaart en eventuele foto;
Getuigegegevens: wanneer u als getuige bent opgegeven of zelf optreedt — naam, e-mail, golfclub;
Technische gegevens: sessie-identifier en (geanonimiseerd) IP-adres voor beveiligingsdoeleinden;
Analytische gegevens: zie sectie 9 voor een gedetailleerde uitleg van wat wel en niet wordt verzameld op basis van uw cookievoorkeur.

3. Waarvoor wij uw gegevens verwerken

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Verificatie en registratie van uw hole-in-one volgens onze drielaagse verificatieprocedure;
Bijhouden van Het Register als blijvend overzicht van erkende prestaties;
Communicatie over de status van uw aanmelding, inloglinks en wijzigingen in uw lidmaatschap;
Course Verified-status toekennen aan banen waar erkende hole-in-ones zijn geslagen;
Optionele nieuwsbrief, uitsluitend bij expliciete opt-in;
Verbetering van de website via geanonimiseerde gebruiksstatistieken (zie sectie 9).

4. Rechtsgronden

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — bij aanmelding gaat u expliciet akkoord met de verwerking. Daarnaast vragen wij separaat toestemming voor analytische cookies via een cookiebanner;
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — voor het feitelijk verifiëren, registreren en publiceren van uw hole-in-one;
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — voor beveiliging van de website, voorkomen van misbruik, en het in cookieloze vorm meten van anonieme bezoekvolumes.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij delen uw gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor het verificatieproces of voor goed functioneren van de website:

Getuigen die u opgeeft, ontvangen een verificatieverzoek met uw naam, de datum, baan, hole en afstand;
Het clubsecretariaat van de baan waar uw hole-in-one is geslagen, ontvangt het dossier ter formele goedkeuring;
Mailgun (Sinch, EU-regio), onze e-mailprovider, verwerkt e-mailadressen onder een AVG-conforme verwerkersovereenkomst;
DigitalOcean (EU-datacenters), onze hostingprovider;
Google Ireland Limited — Google Tag Manager en Google Analytics 4 worden geladen op iedere paginabezoek, maar het gedrag wordt strikt gestuurd door uw cookievoorkeur via Google Consent Mode v2. Zie sectie 9 voor details. Met Google geldt de Google Data Processing Amendment (DPA) onder EU Standard Contractual Clauses.

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

6. Bewaartermijnen

Goedgekeurde dossiers en bijbehorende profielgegevens: onbepaald (tot verzoek tot verwijdering);
Afgewezen of verlopen aanmeldingen: 12 maanden;
Verificatietokens: 14 dagen;
Sessiegegevens: 30 dagen;
Server-logs: maximaal 30 dagen;
Analytische gegevens (Google Analytics): 14 maanden.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), veilige wachtwoorden, periodieke beveiligingsupdates, beperkte toegang tot persoonsgegevens, en gebruik van eenmalige en tijdgebonden inloglinks waar mogelijk.

8. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage;
Recht op rectificatie;
Recht op verwijdering ("vergetelheid");
Recht op beperking van de verwerking;
Recht op overdraagbaarheid;
Recht van bezwaar;
Recht om toestemming in te trekken — voor analytische cookies kan dit op elk moment via de knop onderaan deze pagina.

U kunt deze rechten uitoefenen via hello@holeinoneclub.nl. Wij reageren binnen vier weken. Klachten kunt u indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en analytische diensten

Wij hanteren Google Consent Mode v2 om maximale transparantie te bieden over wat er wel en niet wordt verzameld op basis van uw keuze.

Functionele cookies — altijd actief

Geen toestemming vereist (art. 11.7a Telecommunicatiewet):

Sessie-cookie — voor het bijhouden van uw ingelogde toestand;
XSRF-token — beveiliging tegen Cross-Site Request Forgery;
Thema-cookie — onthoudt uw keuze tussen Classic en Modern weergave (1 jaar);
Cookie-consent — onthoudt uw cookievoorkeur (1 jaar).

Google Tag Manager — altijd geladen, gedrag bepaald door uw keuze

Op iedere pagina laden wij Google Tag Manager (container GTM-N6JCJX2L). Wat GTM vervolgens wel of niet uitvoert, hangt af van uw cookievoorkeur via Consent Mode v2:

Voordat u een keuze maakt (eerste bezoek, banner is zichtbaar) — alle consent-categorieën staan op denied. Google ontvangt uitsluitend zogenaamde cookieless pings: geanonimiseerde signalen zonder cookies, zonder client-ID, zonder identifiers waaruit u herleidbaar bent. Deze pings worden door Google gebruikt voor geaggregeerde statistische modellering.
Na "Accepteren" — wij sturen gtag('consent', 'update', { analytics_storage: 'granted' }). Pas dán worden de cookies _ga en _ga_GTM-N6JCJX2L geplaatst en stuurt Google Analytics 4 gedetailleerde gebruiksstatistieken naar Google Ireland Limited.
Na "Weigeren" — analytics_storage blijft denied. Er worden geen analytische cookies geplaatst. Alleen cookieless pings worden verstuurd.

Wij zetten in alle gevallen de categorieën ad_storage, ad_user_data, ad_personalization en personalization_storage op denied. Wij doen geen advertising, geen retargeting en geen personalisatie. Deze instellingen kunnen door ons niet voor één gebruiker omgedraaid worden.

Wij gebruiken geen advertentie-cookies, geen tracking-pixels van Facebook, en geen retargeting-cookies.

10. Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd te vinden op deze pagina, met bovenaan de datum van laatste bijwerking.

11. Vragen of klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via hello@holeinoneclub.nl. Wij streven ernaar binnen vijf werkdagen te reageren.